你真的有好好規劃時間嗎?事實上,大部分的時間管理都以「時間」為主,而非「目標」,因此人們常被時間綁架,導致事情愈堆愈多⋯韓國知名醫院系統規畫師鄭智荷於《6區塊黃金比例時間分配法》一書中,分享實用的時間分配法,幫助讀者制訂每週計畫,讓時間產生最大價值。以下為原書摘文:
制訂1週計畫
無論是上班族、自由工作者、家庭主婦或學生,通常會在怎樣的情況下同時感到幸福?我持續觀察時間區塊團隊成員和自己「感到幸福的瞬間」,結果發現,當能夠自行規畫時間並付諸行動時,是最感到「幸福」的時候。
出門旅行、享受美食、考試結束後所帶來的幸福平淡且不持久;然而,無論學習、工作、玩樂,當計畫遇到阻礙仍能實現時,都會毫不猶豫說自己很幸福!得以讓我們成長為一個具有時間控制能力且維持良好的「時間支配者」,箇中秘訣就是制訂「1週計畫」。
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曾經有人問我:「你為什麼選1週計畫?不是還有年度、季度,或是每月、每日⋯⋯為什麼認為1週計畫最重要?」首先,基於每個人的目標種類和對應的生命週期都不一樣,並非所有人都能以年度、季度、月份制訂待辦事項。
再者,即便是這3項中最短期的每月計畫,想把實際的計畫融入生活也不容易。假如一次計畫1個月,中間可能需要一直修正,事實上就連今天下午能否遵守今天的日程,或是會因為主管要再難遵守,也要制訂1週計畫求緊急處理某件事而推遲,都不得而知。
換個角度想,如果只制訂1天的計畫會如何?雖然可以用心度過每一天,卻很難看見整體生活的平衡。但假如是1週計畫,自然能把這一週當成人生的縮影,花時間思考目前該專注的事、需要為此騰出的時間與空間,以及工作、家庭、自我、社交關係的平衡。
在過去的有段時間,我只制訂每日計畫,不但沒有機會思考:「雖然用心在過每一天,但我現在是朝哪裡前進?」還老是把寶貴時間奉獻給他人無時無刻的要求,過著毫無底線的生活,讓自己被牽著鼻子走。
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1週是最適合同時端詳未來和現在的區間。不僅考慮到生活的平衡,又能把每天的待辦事項轉化為行動,根據我的經驗,這是個可以同時眺望樹木和森林的適當距離。
如果情況允許,我通常會空出週日下午以後的時間,沉澱心靈,為下一週做準備,即便只有30分鐘,你也可以做這樣的預備。
- 打開計畫表,在空白的1週42個區塊,先寫上工作或上學這類的固定時間,以及事先訂下的約會。
- 然後數算剩下的區塊,確認1星期中有幾個區塊能夠自由發揮,再決定寶貴的區塊要用在哪些地方。
- 比方說,當這週是考試期間,重視課業的學生A會選擇以「讀書區塊」為主,有必要的話,說不定還會尋求朋友的諒解,取消早已約好的電影邀約。
- 如果是忙完專案的上班族B,想與久未碰見的朋友或家人相聚,就先把平日下午和週末區塊排入約會行程,儘管如此,由於已下定決心週二和周四晚上要鍛鍊身體,他會在相應區塊寫下「運動」。
平衡和掌控的力量
然而,實際上真的會照辦事先制訂的1週計畫嗎?當然不會。就連我也時常在1週內不斷進行修正,但即便如此,仍要制訂1週計畫的原因是什麼?
上班族B下班後,原本想去運動,但接到朋友的電話說要聚餐。假如他沒有1週計畫,或許就會根據當天的心情,考慮赴約。如果是尚未執行1週計畫以前的我,因為喜歡和人相處,又很即興,百分之百會放棄運動去聚餐,過幾天後就開始懊惱:「啊⋯⋯這星期都沒運動。」
可是,有了1週計畫的上班族B會怎麼做?他制訂計畫時,曾想過就算其他時候再怎麼貪玩,也一定要遵守週二和週四的運動區塊。已經下定決心的他,對於朋友邀約的反應會是什麼?即便是即興派的我,自從開始制訂1週計畫後,每當收到邀約也會先看計畫表,加以思索:「我已經決定週二和週四要運動⋯⋯該怎麼辦?現在想和朋友碰面的念頭,勝過運動嗎?」
或者「我現在如果和朋友出去玩⋯⋯,這週還有時間去鍛鍊身體嗎?」苦惱如何取捨事情的優先排序,斟酌是否要調整,才能兼顧一切。是否能去運動、要不要和朋友見面已經不重要,重點在於這個選擇具備多少的主動性。隨著自己取捨時間的經驗愈來愈多,愈能感受到「我正活在自己主導的生活,不再被牽著鼻子走!」因此,不管有沒有確實遵守,制訂1週計畫可以大幅提升掌控時間的能力。
「抽出時間制訂1週計畫後,我不再害怕星期一。」「每星期思考當週生活平衡的機會實在太珍貴。我因為工作太忙,早就放棄個人時間,現在能在一星期中找到一些屬於自己的時間,真的很開心!」「毫無頭緒地度過一週時,過得非常散漫,果然還是要制訂1週計畫,才能展開新的一週!」
已經有許多人明白,不管有沒有實踐,取捨1週事情的優先排序,才是提升時間掌控力的鑰匙。你不會想體驗看看嗎?試著堅持1個月。倘若認真制訂1週計畫,只要4個星期,「控管時間的能力」勢必會比現在好上許多。
【制訂1週計畫3步驟】
- 請在1週42區塊中,填入上班、上學、約會等固定日程。
- 在剩餘的區塊中填入想做的事。運動、看電影、研習感興趣的課程、休息、旅行等等,無論是什麼都沒有關係。
- 這週是否有足夠的時間區塊完成該做或想做的事情?嘗試清空內容較不重要的時間區塊,替換更有價值的事,直到找到自己滿意的平衡。
(本文摘自/6區塊黃金比例時間分配法:三步驟「視覺化」時間價值,正事不荒廢更有小確幸,活出自己想要的人生/方言文化)