你也有這樣的煩惱嗎？像是客戶不想聽你的說明、簡報內容太冗長⋯「溝通表達」不只在職場中很重要，若能善用也能對生活有幫助。日本Motivation ＆ Communication股份公司董事長桐生稔於《一流、二流、三流的表達術》一書中，將「一流人」的說明表達方式，化為具體簡單的方法，幫助讀者加強溝通力。以下為原書摘文：
適當的說明時間
三流的人茫然地設定時間，二流的人依說明份量來設定時間，一流的人怎麼設定時間？你在說明時會如何設定說明的時間呢？是茫茫然地設定？還是依說明份量去設定？
一流人材會先看準對方能接受的時間，也就是「他會給我多少時間說明」。舉例來說有個第一次見面的人，突然對著你做了5分鐘甚至10分鐘的自我介紹，你聽著聽著就會覺得煩了吧。自我介紹可以接受的長度大概就是1分鐘左右。
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明明就沒什麼時間，希望儘快進入主題，可是對方卻一直閒聊。參加這種會議時你會有什麼反應？可能會越來越焦躁吧。明明說只要10分鐘，所以你就把時間空出來了，可是業務員卻開始介紹自家公司的歷史，又臭又長，這種商談一定會失敗。
這些狀況都是因為未能掌握對方能接受的時間而發生的問題。
有3種簡單的方法可以避免這些問題發生：
- 直截了當地問：直接開口確認「請問您今天可以給我1小時左右的時間嗎？」「可以借用您10分鐘左右的時間嗎？」「我知道了！」這種回答就表示對方有時間。如果回答是「呃⋯⋯我知道了⋯⋯」就表示對方可能不太有時間。所以先主動開口問，以掌握對方的時間。
- 觀察：有時候想問也不能這麼直白地問，此時就只能「貫徹觀察」，也就是去感受對方可以接受的時間。只要說一句「今天天氣很好耶」，聽聽對方的反應，大概就知道對方喜不喜歡閒聊了。當對方看來不太有時間時，你直接切入正題提綱挈領地說明，對方應該會很高興。看來坐立不安的人，可能後面還有很多行程。利用第一次接觸時的氣氛、表情、動作等，觀察並掌握對方可以接受的時間。
- 先提示：不過有時候「無論如何就是需要這麼多時間去說明」，此時就先提示你需要的時間吧。「今天我需要占用您60分鐘的時間，我有對〇〇來說極為重要的事，要向您報告。」事先知道需要多少時間，對方也會比較放心。如果還能說明需要這些時間的理由更好。
說明前要先掌握對方可以接受的時間，知道「我有多少時間可用？」，這也證明你可以站在對方立場溝通，會獲得對方信任。反之就是自我中心的溝通。用自己的基準設定說明時間的人，在如此設定的當下就會被認為是一個不貼心的人，還沒說明就被判出局了。確實將自己會為對方著想的態度傳達給對方。配合對方的溝通，才是晉升一流人材的成功之道。
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【一流說明技巧】
- 一流的人會設定對方可以接受的時間。
- 掌握對方容許說明的時間。
用數字說明
三流的人憑感覺說明，二流的人用具體數字說明，一流的人怎麼說？「看到數字就頭痛⋯⋯」你是不是也曾有這種想法？我也很怕數字，所以我很了解這種感覺。但用數字說明能增加說服力，這也是事實。
與其說「顧客的風評很好」，不如說「問卷調查顯示82.5%的顧客認為『非常好』」，這樣更有說服力。「相當於5個東京巨蛋大」、「我想市占率應該可以衝到10%」等等，很自然地說出數字的人，看起來就很聰明。
所以許多書籍才會再三強調要「用數字說明」。不過一流人材可不會在這裡止步，他們會「2個數字」。以下就是幾個例子：「這次實驗出現3個錯誤，占全體2%。我想這是可以接受的範圍，所以請簽字放行吧！」
3個錯誤這個數字，因為有全體2%的襯托，才能讓人判斷是好是壞。「本年度的營收目標達成率為102%。然而與去年度相比，達成率為98%。這是因為⋯⋯」經營者通常很在意和去年度比較的結果，因為他們看重成長更甚於單純的營收。因此必須有本年度和去年度的2個數字。
像這樣用數字說明時，再加入一個可以當成基準的數字。這麼一來，你的說明就更容易讓人了解了。
或許有人擔心，「我本來就很怕數字了，還叫我要用2個⋯⋯」不過用數字表現的能力，其實可以熟能生巧。比方說假設電視新聞報導「這次民調結果顯示65%的人反對」，那這個數字的基準數字呢？對，就是母數。到底問卷總共發給多少人？100人還是1萬人？這會影響問卷的可信度。
食品常會標示營養成分數字。某超商有一項商品標示著「冷凍地瓜100公克160大卡」。但仔細一看，這項商品的重量為160公克，也就相當於256大卡。可知它的熱量為飯糰的1.3倍。不要只看一個數字，而是加入另一個數字再做判斷。持續這樣練習，自然就會越來越熟悉日常隨處可見的數字。
我來做個整理。用數字說明時，必須再加入一個可當成基準的數字，兩個一組為標準組合。只要能用數字溝通，你的說明能力一定會有突飛猛進的提升。
【一流說明技巧】
- 一流的人用兩個數字說明。
- 除了要傳達的數字外，再加入一個當成基準的數字。
（本文摘自／一流、二流、三流的表達術：不論對象是誰，都能讓人了解並產生共鳴的45個訣竅／商周出版）
